O moderno software de gestão de oficinas foi concebido para o apoiar no funcionamento diário da sua empresa, desde aceitar marcações ou elaborar orçamentos e faturas, até ao envio regular de lembretes e demonstrações.
Russell Stanley da Revolution Porsche, que pode ver no nosso vídeo de Marketing Digital utiliza o Autowork, um sistema de software de gestão de oficinas baseado na cloud. Mas existem muitos sistemas deste tipo disponíveis e muitas opções para adaptar às suas necessidades e ao seu orçamento. Caso pertença a uma rede formada por outros proprietários de oficinas, talvez deva considerar perguntar-lhes que sistema utilizam e se/como lhes permite poupar tempo.
Um sistema de marcações online permitir-lhe-á criar uma variedade de documentos, como orçamentos, folhas de trabalho, faturas, faturas de franquia de apólice, notas de crédito e demonstrações. Este tipo de documentos confere um aspeto profissional à sua oficina que, por sua vez, constrói a sua marca. Muitas das ferramentas de software permitir-lhe-ão personalizar os modelos de documentos através da inclusão das suas próprias imagens no cabeçalho/rodapé das folhas, logotipos e mesmo marcas de água.
Para os seus clientes, "online" significa conveniência: podem realizar marcações através do seu website em vez de tentarem contactá-lo por telefone. Tal significa, por exemplo, que podem realizar marcações ao fim da tarde, terminado o seu horário de trabalho, em vez de tentarem contactá-lo por telefone durante um dia de trabalho intenso. Um sistema de marcações online pode até mesmo permitir que os seus clientes efetuem uma marcação através da sua página de negócios do Facebook.
Para a sua equipa de atendimento ao cliente, os sistemas de marcações permitem-lhe criar agendamentos de serviços rapidamente, introduzindo tanta informação quanto necessária. Esta informação pode incluir os dados de registo do veículo, detalhes da marca, do modelo e do cliente.
Um sistema de marcações online também pode ajudá-lo a aumentar o volume de negócios, se fizer bom uso dos dados que este fornece. Tal deve-se ao facto de alguns sistemas serem capazes de rastrear os seus clientes, produzir demonstrações e apresentar-lhe gráficos indicando os seus gastos ao longo do ano passado e dos anos anteriores. Estes sistemas também lhe permitem visualizar cada veículo que os seus clientes possuem e comunicar por e-mail, SMS ou através da impressão de materiais promocionais. A utilização destes dados permitir-lhe-á enviar lembretes aos seus clientes como, por exemplo, quando se aproximam os prazos das inspeções periódicas obrigatórias e dos serviços de manutenção. Estes dados podem ser impressos para envio postal e, dado que hoje em dia muitas pessoas preferem a conveniência das comunicações online, através de e-mail ou de SMS (que também serão mais económicas para si).
Também pode realizar pesquisas avançadas dos seus dados para selecionar os clientes mais adequados para uma variedade de comunicações de marketing de massa, como promoções direcionadas ou ofertas especiais. Ao segmentar os condutores desta forma, evitará irritar os clientes que não estão interessados na sua mensagem e agradará os clientes que, de acordo com os seus dados, possam estar interessados nas suas ofertas mais recentes. (Consulte o nosso artigo de Marketing Digital, Como usar os meios digitais e sociais para criar um programa de referência simples).
Alguns sistemas de marcações online também permitem controlar o stock; descubra quais os artigos que tem em stock, utilizando as opções de pesquisa, incluindo a pesquisa por palavras-chave, categoria, fabricante, fornecedor ou uma combinação destas.
Assim, ao dispor de um sistema de marcações online, estará a facilitar a vida dos seus clientes e a sua. Existem muitos sistemas de marcações online disponíveis; anote o que realmente pretende de um sistema e procure aquele que melhor se adapta às suas necessidades pelo melhor preço. Além disso, e tal como já foi referido, pode optar por contactar outros proprietários de oficinas e pedir-lhes as suas opiniões sobre o sistema que utilizam.
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